Właściciel niewielkiej firmy elektroinstalacyjnej z gminy pod Białymstokiem przez lata omijał większe przetargi, bo formalności wydawały mu się nieproporcjonalne do skali jego działalności. W tym roku pierwszy raz usiadł do dokumentacji przetargowej większego zamówienia i odkrył, że kilka zasad, które znał z poprzednich lat, już nie obowiązuje w takiej samej postaci. Prawo zamówień publicznych 2026 zmieniło część progów i procedur w sposób, który może zachęcić właśnie mniejsze firmy do spróbowania swoich sił w przetargach publicznych. Ten tekst pokazuje, co dokładnie się zmieniło i na co zwrócić uwagę, planując pierwszy albo kolejny start w takim postępowaniu.
Dlaczego wyższy próg bagatelności ma znaczenie dla mniejszych firm?
Od 1 stycznia 2026 roku, zgodnie z ustawą z 25 lipca 2025 roku (Dz.U. z 2025 r. poz. 1173), podstawowy próg stosowania ustawy wzrósł ze 130 000 zł do 170 000 zł netto. Ta zmiana dotyczy bezpośrednio tego, jak zamawiający organizuje zakupy poniżej tej kwoty.
Zamówienia poniżej 170 000 zł netto zamawiający prowadzi na podstawie własnego regulaminu wewnętrznego, a nie pełnej procedury ustawowej, co często oznacza krótszy formularz oferty i mniej wymaganych dokumentów. Dla mniejszej firmy, która nie ma rozbudowanego działu prawnego, taka uproszczona ścieżka bywa łatwiejsza do ogarnięcia niż postępowanie prowadzone w pełnym reżimie ustawowym.
Co to oznacza przy pierwszym starcie w przetargu?
Firma, która wcześniej rezygnowała z udziału w postępowaniach o wartości między 130 a 170 tysięcy złotych ze względu na formalności, dziś może w tym samym segmencie spotkać się z prostszą procedurą opartą na regulaminie zamawiającego. Warto jednak sprawdzić ten regulamin przed złożeniem oferty, bo poszczególne jednostki różnią się między sobą w szczegółach wymagań.
Jak certyfikat wykonawcy może ułatwić start w kolejnych przetargach?
Od 12 lipca 2026 roku obowiązuje zasadnicza część przepisów o dobrowolnej certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Dla firmy, która dopiero wchodzi na ten rynek, to rozwiązanie może nie być priorytetem od razu, ale warto je mieć na uwadze przy planowaniu kolejnych miesięcy.
Certyfikat wydany przez uprawniony podmiot potwierdza jednym dokumentem brak podstaw wykluczenia z postępowania, co przy kolejnych startach oznacza mniej powtarzalnej pracy przy kompletowaniu zaświadczeń. Nowe prawo zamówień publicznych nie wymaga posiadania takiego dokumentu, ale zostawia furtkę tym, którzy planują regularne uczestnictwo w przetargach, a nie tylko jednorazowy udział.
Co warto wiedzieć o rozszerzonej analizie potrzeb zamawiającego?
Przy zamówieniach powyżej progów unijnych zamawiający musi dziś dokładniej uzasadnić, dlaczego opisał przedmiot zamówienia w konkretny sposób. Wynika to z rozszerzenia art. 83 ustawy o element konkurencyjności postępowania.
Dla wykonawcy, który dopiero uczy się czytania dokumentacji przetargowej, przydaje się zwrócenie uwagi na kilka elementów:
- uzasadnienie wyboru trybu postępowania zawarte w dokumentacji;
- opis przedmiotu zamówienia i sprawdzenie, czy nie zawiera wymagań dopasowanych do jednego konkretnego produktu;
- terminy składania pytań do specyfikacji, które warto wykorzystać przy wątpliwościach.
Te informacje, choć wyglądają na formalność, często pozwalają ocenić, czy dana firma w ogóle ma szansę spełnić warunki udziału w postępowaniu, zanim zainwestuje czas w przygotowanie pełnej oferty.
| Element | Stan do końca 2025 r. | Stan od 2026 r. |
|---|---|---|
| Próg bagatelności | 130 000 zł netto | 170 000 zł netto |
| Certyfikacja wykonawców | brak takiego rozwiązania | dobrowolna, od 12 lipca 2026 r. |
| Rozprawy przed KIO | wyłącznie stacjonarne | możliwość udziału zdalnego |
Co dzieje się z kosztami ewentualnego sporu przed KIO?
Mniejsza firma, która pierwszy raz rozważa złożenie odwołania, powinna wiedzieć, że część zmian w tym obszarze już obowiązuje, a część wciąż czeka na finalny kształt. Możliwość udziału w rozprawach i posiedzeniach przed Krajową Izbą Odwoławczą zdalnie funkcjonuje już od pewnego czasu, co ogranicza koszty dojazdu przy prostszych sprawach.
Natomiast obniżka stawek wpisów od odwołań pozostaje na etapie projektu oznaczonego numerem UD409. Wersja z sierpnia 2026 roku zakłada zmniejszenie dwóch najwyższych stawek – z 60 tys. do 50 tys. zł oraz ze 150 tys. do 100 tys. zł – przy jednoczesnym podniesieniu progu dla najwyższej stawki z 30 mln do 50 mln euro. Zmiany w prawie zamówień publicznych 2026 w tym zakresie jeszcze nie weszły w życie, więc przy planowaniu budżetu na ewentualne odwołanie lepiej opierać się na obecnie obowiązujących kwotach.
Kiedy mała firma powinna pomyśleć o przetargach z dostępem do informacji niejawnych?
Osobną kategorią, która rzadko dotyczy początkujących wykonawców, ale warto o niej wiedzieć na przyszłość, są zamówienia z zakresu obronności i bezpieczeństwa. Wymagają one od firmy zorganizowania ochrony informacji oznaczonych klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne”, co oznacza konieczność utworzenia kancelarii tajnej oraz uzyskania Świadectwa Bezpieczeństwa Przemysłowego.
Dla firm, które w przyszłości planują rozwój w tym kierunku, przydatny punkt wyjścia stanowi materiał Wojciecha Bazana i Martyny Strzelińskiej z Zespołu Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii JDP, opisujący kolejne kroki formalne przy zakładaniu takiej struktury. To temat na dalszy etap rozwoju firmy, ale dobrze wiedzieć wcześniej, jakie wymogi czekają na tych, którzy zdecydują się rozszerzyć działalność o ten segment rynku.
Od czego zacząć pierwszy start w przetargu w 2026 roku?
Firma stawiająca pierwsze kroki w zamówieniach publicznych zyskuje dziś kilka ułatwień względem poprzednich lat, ale nadal warto podejść do tematu metodycznie. Przed złożeniem pierwszej oferty pomaga przejście przez kilka punktów:
- Sprawdzić wartość zamówienia i to, czy mieści się poniżej progu 170 000 zł netto.
- Przeczytać regulamin wewnętrzny zamawiającego, jeśli zamówienie kwalifikuje się do trybu uproszczonego.
- Zapoznać się z warunkami udziału w postępowaniu opisanymi w dokumentacji przetargowej.
- Rozważyć konsultację z prawnikiem przy pierwszym większym kontrakcie, zwłaszcza powyżej progów unijnych.
Nowe prawo zamówień publicznych nie usuwa wszystkich barier dla mniejszych firm, ale kilka zmian z 2026 roku realnie ułatwia pierwszy kontakt z tym rynkiem, o ile firma podejdzie do dokumentacji z odpowiednim przygotowaniem.